Blog

Blog eksperta księgowości

Delegacje krajowe i zagraniczne - zmiany od 1 marca 2013 roku

Odpowiada: Renata Guza

Wprowadzono kilka istotnych zmian dotyczących rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych. Zmiany dotyczą m.in. wysokości diet, sposobu rozliczania kosztów wyżywienia i noclegów oraz wprowadzenia częściowej diety w czasie podróży krajowych. Ponadto doprecyzowano walutę rozliczenia podróży zagranicznych oraz możliwość wskazania więcej niż jednego państwa docelowego, w przypadku podróży zagranicznej do 2 lub więcej państw.

Długo oczekiwane zmiany przepisów, dotyczących podróży służbowych krajowych i zagranicznych weszły w życie z dniem 1 marca 2013 roku. Dotychczas kwestie rozliczania podróży służbowych były regulowane w dwóch rozporządzeniach, odrębnie dla podróży na terenie kraju oraz dla podróży poza granicami kraju. Obecnie obowiązuje jedno rozporządzenie, w którym są zawarte zasady rozliczania podróży służbowych, niezależnie od tego czy jest to podróż krajowa czy zagraniczna.

Istotną zmianą w przypadku delegacji krajowych jest zmiana wysokości diety oraz wysokości ryczałtów, które są obliczane na podstawie wysokości diety.

zmiany

do 28 lutego 2013

od 1 marca 2013

dieta

23 zł

30 zł

ryczałt za nocleg

34,50 zł

45 zł

ryczałt na jazdy lokalne

4,60 zł

6 zł

 

Nowością w rozliczaniu diet należnych za czas podróży krajowych, jest sposób zmniejszania diet, w zależności od rodzaju zapewnionych bezpłatnych posiłków. Podobny sposób pomniejszania diet funkcjonował dotychczas tylko w przypadku rozliczania diet za czas podróży zagranicznych.

Do 28 lutego 2013 roku, jeśli w czasie podróży krajowej pracownikowi zapewniono tylko jeden lub dwa posiłki, to nadal zachowywał prawo do pełnej diety. W praktyce często nie było możliwości zapewnienia pracownikowi pełnego wyżywienia, a jeśli pracownik miał zapewnione np. śniadanie i obiad, a kolację musiał sobie zorganizować we własnym zakresie, to należała mu się pełna dieta. W ocenie pracodawców, konieczność wypłacania diety w pełnej wysokości 23 zł, tylko za samą kolację, była niesprawiedliwa a stawka nieproporcjonalnie wysoka. Natomiast pracownicy zwracali uwagę na za niskie w ich ocenie stawki diet.         

Ważne! Dieta to nie rekompensata pełnych kosztów wyżywienia w trakcie podróży służbowej, a jedynie rekompensata zwiększonych kosztów wyżywienia.

Postulaty pracodawców zostały wysłuchane i wprowadzono zasady zmniejszania diet, o ilość zapewnionych posiłków. Dokonując rozliczenia delegacji należy sprawdzić, czy pracownik w czasie podróży służbowej miał zapewnione jakieś posiłki. Często w cenie noclegu jest zapewnione śniadanie. Oprócz tego pracownicy korzystają z posiłków, na które przedstawiają fakturę. Dlatego należy uświadomić pracownikom nowe zasady rozliczania delegacji i dopilnować, aby właściwie rozliczali delegacje.

Zgodnie z § 7 ust. 4 rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. określającego nowe zasady rozliczania delegacji, kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

Śniadanie:   25% diety

Obiad:           50% diety

Kolacja:        25% diety

 

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby  wypłacić pracownikom wyższe kwoty niż to wynika z rozporządzenia, ale nadwyżki ponad przysługujące diety będą dla pracowników przychodem.

Ważne! Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracowników są zwolnione ze składek ZUS i podatku, ale tylko do wysokości określonych w rozporządzeniu.

Aby uniknąć opodatkowania i oskładkowania zwróconych pracownikom kosztów delegacji, nie należy przekraczać limitów określonych w przepisach. Jeśli firma zdecyduje się zwrócić pracownikom koszty wyżywienia na podstawie przedstawionych faktur, a oprócz tego wypłaci pełne diety, to po stronie pracownika powstanie przychód. Przychód powstanie także w sytuacji wypłaty diet, wg wyższych stawek niż to wynika z przepisów.

Nowością we wprowadzonych przepisach jest ustalenie limitu zwrotu za nocleg, w przypadku przedstawienia przez pracownika rachunku za nocleg.

Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. określającego nowe zasady rozliczania delegacji, za nocleg podczas służbowej podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie więcej niż za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

UWAGA! Ustalono limit zwrotu za jedną dobę hotelową w wysokości 600 zł.

Zostawiono co prawda furtkę, w postaci zapisu, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limit. Jednak ze względu na to, że przepis jest nowy, nie wiemy jak będą ten zapis interpretować urzędy skarbowe i ZUS. Czy nie uznają, że zwrot kosztów noclegu ponad limit 600 zł będzie przychodem dla pracownika; kwestionując zasadność tak wysokiego kosztu noclegu?

podstawa prawna:

  • art. 77⁵ § 3-5 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)
  • art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych a dnia 26 lipca 1991 r. (Dz. U. nr 80, poz. 350 z późn. zm.)
  • § 7 ust. 1-5, § 8 ust. 1, § 9 ust. 1, § 13 ust. 2  rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz.167)
  • § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia MPiPS z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161 poz. 1106 z późn. zm.)

Odpowiedzi udzieliła: Renata Guza

o nas

funkcjonujemy na rynku od 1994 roku

Firma zarządzana jest przez osoby o najwyższych kwalifikacjach i bogatym doświadczeniu.

Jesteśmy firmą audytorską wpisaną na listę KRBR pod numerem 244.

marki grupy mac

funkcjonujemy na rynku od 1994 roku

Mac Payroll świadczy kompleksową obsługę kadrowo-płacową oraz nadzór i organizację działów kadrowo-płacowych klienta.

kontakt

skontaktuj się z nami

Blog

Odpowiedzi na pytania naszych klientów – cz. 6. Zwolnienie lekarskie a niższe wynagrodzenie

Pytanie nr 1 pracownika naszego klienta: Proszę o pomoc, bo Pani się na tym zna perfekcyjnie.

Otrzymałam pieniądze z ZUS za okres 25/06 do 25/07 kwota 2676,37 zł, gdzie moja pensja to 3690 zł. Dlaczego dostałam mniej o blisko 200 zł?? Proszę o pomoc…sama tego nie wyliczę, a też nie mam co prosić o wyjaśnienie w ZUS, bo z nimi jest ciężko...

Publikacje

Controlling kosztów i rachunkowość zarządcza

Zarządzanie organizacją w skomplikowanym otoczeniu biznesowym nie jest możliwe bez dostępu do odpowiedniej informacji. Stąd wzrost w ostatnich latach zainteresowania wykorzystaniem controllingu i rachunkowości zarządczej przez kadrę kierowniczą.

Kariera

poznaj nasze aktualne oferty pracy

Jeżeli chcesz dołączyć do naszego zespołu przeslij CV oraz list motywacyjny na adres:

rekrutacja@macauditor.pl

lub

Mac Auditor Sp. z o.o.

ul. Obrzeżna 5, VIII piętro

02-691 Warszawa

Materiały

Odwiedź nas

MAC accounting SP. Z O.O.

Budynek Park Projects

ul. Obrzeżna 5, VIII piętro

02-691 Warszawa

Biuro

tel: +48 22 649 27 65

e-mail: macauditor@macauditor.pl